نحوه مدیریت تالار پذیرایی – آشنایی با نکات مفید و کاربردی

مقدمه

این روزها با افزایش روزافزون تالارهای پذیرایی در ایران، رقابت در این بازار نیز شدت گرفته است. در این میان، تالاری نسبت به دیگر رقبا موفق‌تر خواهد بود که مدیر آن با نحوه مدیریت تالار پذیرایی به شکل صحیح و اصولی آشنایی خوبی داشته باشد. مدیریت تالار پذیرایی یکی از برجسته‌ترین نقش‌ها را در اداره صحیح یک تالار پذیرایی دارد.

یک مدیر تالار پذیرایی خوب باید در هر سطح تصمیم‌گیری، خود را درگیر کند و از بخش‌های بازاریابی، فضای داخلی و خارجی و اجرای رویدادها و مراسم بدون مشکل اطمینان حاصل کند. همچنین باید افراد درستی را برای تأمین مواد اولیه و پخت و آماده‌سازی غذا انتخاب و مدیریت کند. از طرف دیگر، یک مدیر خوب باید دیگر آداب رفتار با انواع مشتری‌ها را بداند و درست رفتار کند.

مسئولیت‌های مدیریت تالار پذیرایی به مواردی که گفته شد، ختم نمی‌شود و نحوه مدیریت تالار پذیرایی به داشتن مهارت‌های زیادی بستگی دارد تا مدیر بتواند مسئولیت‌های خود را به‌درستی انجام دهد. در ادامه این مطلب به ذکر برخی از این مهارت‌های کلیدی خواهیم پرداخت.

نکات اولیه و اصلی در زمینه نحوه مدیریت تالار پذیرایی

• ایجاد انگیزه و مدیریت پرسنل تالار: ایجاد انگیزه برای یک تیم کار کوچکی نیست، اما وظیفه‌ای است که مدیر تالار پذیرایی باید در هر زمان ممکن در اولویت کارهای خود قرار دهد.
• برقراری ارتباط با دیگر مسئولین بخش‌ها برای ارائه آنچه مشتریان می‌خواهد: یکی از نکات جدید در زمینه نحوه مدیریت تالار پذیرایی این است که مدیر ارتباط سریع و آنی با پرسنل داشته باشد. مثلا با برقراری ارتباط بیسیم و سریع با مسئولین سایر بخش‌ها مانند آشپزخانه و ارسکتر یا بخش استقبال از مهمانان، از روند درست کار اطمینان پیدا کند.
• مهارت‌های ارتباطی مناسب برای فهمیدن آنچه مشتری از تالار پذیرایی می‌خواهد: روابط عمومی بالا و خوب گوش دادن به خواسته مشتریان، مهارتی است که باعث می‌شود در نهایت انتظارات مشتری شما برآورده شود.
• توانایی تأمین درخواست‌های مختلف مشتریان: یکی از موارد مهم دیگر در خصوص نحوه مدیریت تالار پذیرایی این است که مدیر توانایی ارائه درخواست‌های مختلف مشتریان را داشته باشد و اگر مشتری در طی مراسم نیز درخواست جدیدی کرد، پیش‌بینی‌های لازم را برای آن داشته باشد.

مسئولیت‌های کلیدی مدیر تالار پذیرایی قبل از اجرای مراسم

• بازاریابی مداوم از مشتریان بالقوه: درآمدزایی مداوم سالن پذیرایی و اجرای رویدادهای مختلف مثل عروسی‌ها، کنفرانس‌ها و ضیافت‌ها نیاز به تلاش جدی در بازاریابی دارد. یکی از نکات اولیه در زمینه نحوه مدیریت تالار پذیرایی این است که باید امکانات سالن پذیرایی خود را در منطقه‌ای که در آن دارید، به خوبی تبلیغ کنید و از تبلیغات مختلف در سطح شهر یا اینترنت استفاده کنید. برای بازاریابی مناسب باید از قیمت رقابتی منطقه خود و تالارهای آن باخبر باشید تا قیمتی مناسب را که نه زیاد بالا باشد و نه زیاد پائین، برای مراسم مختلف تعیین کنید.

• زمان‌بندی مناسب: برای مشتریان منوهای آماده داشته باشید تا بتوانید زمان را مدیریت کند، هم‌چنین برای هر مراسمی زمان‌بندی مناسب داشته باشید تا امور به لحظه آخر موکول نشوند.
• بهره‌برداری از امکانات با سودآوری: در منوهای خود مواردی را بگنجانید که برای مشتری جذابیت داشته باشد و در عین حال برای تالار پذیرایی هم سودآور باشد.
• برنامه‌ریزی خوب برای اجرای بدون مشکل مراسم: یک مدیر تالار پذیرایی خوب باید مراسم را به شکل مناسب از صفر تا صد اجرا کند تا در انتهای مراسم هم مشتری و هم کارمندان راضی باشند.

مسئولیت‌های کلیدی مدیر تالار پذیرایی بعد از اجرای مراسم

• بررسی تمام صورت‌حساب‌های مشتریان و تأمین‌کنندگان: یکی از مواردی که در نحوه مدیریت تالار پذیرایی تأثیر زیادی دارد، آشنایی مدیر با امور پایه حسابداری است. مدیریت تالار پذیرایی باید به‌صورت حساب‌های مختلف تالار خود رسیدگی کند و مطمئن شود که صورت‌حساب‌ها به‌موقع پرداخت می‌شوند. زیرا اگر صورت‌حساب‌ها به‌موقع پرداخت نشوند، ممکن است پرداخت آن‌ها سنگین شود و همچنین اگر مشتریان بدحساب باشند، با کسری نقدینگی مواجه شوید.
• اطمینان از آماده شدن سالن برای مراسم بعدی: بعد از اتمام هر مراسمی، مدیریت تالار پذیرایی باید از تمیز شدن مناسب و آماده شدن سالن برای رویداد بعدی اطمینان پیدا کند و زمانی را برای این‌گونه بررسی‌ها کنار بگذارد.

سخن پایانی

مدیریت تالار پذیرایی به افراد حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیری احتیاج دارد که داری مهارت‌های خاص باشند و بتوانند مسئولیت‌های کلیدی خود را به‌خوبی انجام دهند. در این مطلب سعی کردیم برخی از نکات کلیدی در زمینه نحوه مدیریت تالار پذیرایی را ارائه کنیم تا کسانی که قصد بازگشایی تالار پذیرایی را دارند یا سعی دارند روش مدیریت خود را بهبود دهند، از این نکات استفاده کنند.

لازم به ذکر است که انجام این حجم کار توسط یک نفر منطقی نیست، در نتیجه بهترین روش برای انجام همه این امور استفاده از سیستم سازی می باشد که هم در کتابمان راجع به این موضوع مفصل صحبت شده و هم در مقالات بعدی به آن می پردازیم.