زمانی که نوبت به برنامه‌ریزی و اجرای موفقیت‌آمیز مراسم عروسی می‌رسد، هر یک از متخصصانی که از آن‌ها در برگزاری جشن عروسی استفاده می‌کنید، نقش اساسی و مهمی را ایفا می‌کنند. آن‌ها قبل از عروسی شما، به اجرای صدها مراسم عروسی دیگر کمک کرده‌اند و به صدها مشتری بعد از شما هم کمک خواهند کرد، پس تخصص زیادی در این زمینه دارند و می‌دانند که باید چه کاری انجام دهند. یکی از مواردی که در اجرای باشکوه یک جشن عروسی نقش دارد، مدیریت تالار پذیرایی است. در این مطلب قصد داریم به وظایف مدیریت تالار پذیرایی اشاره کنیم که هم به عنوان مشتری می‌توانید از مدیر یک تالار پذیرایی انتظار داشته باشید و هم اگر مدیریت تالار پذیرایی را بر عهده دارید، باید این نکات را رعایت کنید.
آشنایی با وظایف مدیریت تالار پذیرایی
خیلی از اوقات مشتریان تالارهای پذیرایی تصور می‌کنند که مدیر یک تالار پذیرایی باید مانند یک برنامه‌ریز عروسی عمل کند و تمام موارد مرتبط با عروسی را مدیریت کند. آن‌ها تصور می‌کنند که مدیریت تالار پذیرایی می‌تواند به عنوان یک برنامه‌ریز کامل جشن عروسی به آن‌ها خدمت کند و این تصورات و انتظارات جالب است.
در ابتدا لازم است که تفاوت میان شغل برنامه‌ریزی عروسی و مدیریت تالار پذیرایی را برای مشتریان خود مشخص کنید. یعنی مشتریان باید بدانند که شغلی به نام برنامه‌ریزی عروسی هم وجود دارد که بسیاری از موارد اعم از هماهنگی‌های قبل از تالار پذیرایی و هماهنگی‌های بعدی و برنامه‌ریزی نحوه اجرای مراسم با این اشخاص است که پرداختن به این وظایف به مطلب جداگانه‌ای نیز دارد. مدیر تالار پذیرایی هم وظایف و مسئولیت‌های باورنکردنی بسیاری دارد که فقط باید مراقب انجام به موقع این کارها باشند. به همین علت در ادامه مطلب قصد داریم وظایف مدیریت تالار پذیرایی را هم برای کسانی که قصد ایفای این شغل را دارن و هم برای مشتریان تالارهای پذیرایی ذکر کنیم.
برخی از وظایف مرتبط با مدیریت تالار پذیرایی پیش از برگزاری و در حین برگزاری مراسم عروسی عبارتند از:
• کمک به انتخاب منو: پیش غذا، شام، دسر، گزینه‌های انتخابی برای بار، بهترین سبک پذیرایی متناسب با سبک عروسی شما و ذکر قابلیت‌های محل برگزاری عروسی شما.
• کمک به مشتری در تصمیم‌گیری در مورد نحوه برگزاری مراسم و زمان پذیرش میهمانان. برای مثال باید این هماهنگی‌ها انجام شود:
- آیا مراسم اتاق عقد در کنار عروسی برگزار می‌شود؟
- آیا مراسم خاصی در زمان ورود عروس و داماد انجام می‌شود؟
- آیا ارکستر از طرف تالار پذیرایی خواهد بود؟
- آیا به سبک خاصی از نورپردازی نیاز است و چه مواردی در این زمینه موردنظر مشتری است؟
- آیا مراسم خاصی پس از پایان جشن عروسی برگزار می‌شود؟
- شام باید چه زمانی سرو شود؟
- توصیه به مشتریان در زمینه مواردی که باید در طی جشن رعایت شوند: میز هدیه و نحوه جمع‌آوری هدیه‌ها، محل‌های سرو دسر و سرو غذا به صورت سلف سرویس یا بر روی میز میهمانان
- کمک به مشتریان در انجام برنامه‌های جانبی اگر مایل به برگزاری برخی رویدادها در فضای باز باشند.
- کمک به اجرای برنامه‌ها در طی جشن عروسی مثل رقص عروس و داماد، برش کیک و سرو غذا
نکات تکمیلی در زمینه مدیریت تالار پذیرایی
در ادامه لیستی از برخی وظایف دیگر در زمینه مدیریت تالار پذیرایی آمده است که برخی از آن‌ها ممکن است به طور مستقیم توسط مشتریان دیده نشوند، اما برای موفقیت مراسم عروسی بسیار حیاتی هستند:
• هماهنگی با سرآشپز برای ارائه بهترین غذای ممکن و سر وقت
• انتخاب بهترین مواد اولیه برای طبخ غذای عروسی و هماهنگی میان عوامل مختلف برای تهیه غذا
• مدیریت خدمه تلار پذیرایی در زمینه مواردی مثل چیدمان صندلی‌ها، میزها، رومیزی‌ها، دستمال، چینی‌ها، ظروف شیشه‌ای، چیدمان میزهای تالار، تنظیمات بار نوشیدنی
• هماهنگی و زمانبندی مسئولین سرو غذا برای آوردن و بردن غذاها بر روی میزها و خدمات تکمیلی در زمانی که مهمانان غذای خود را میل می‌کنند.
• مسئولیت پذیرش و هماهنگی با کلیه افرادی که سایر خدمات عروسی شما را انجام می‌دهند – افرادی مثل عکاس، فیلمبردار، گل فروش، نورپرداز، طراح کیک. مدیریت تالار پذیرایی باید این افراد را پذیرش و راهنمایی کند و محل مستقرشدن آن‌ها را مشخص کند و برخی از خدمه تالار را برای کمک به این افراد در نظر بگیرد.
• یکی دیگر از وظایف مدیریت تالار پذیرایی این است که نسبت به پذیرایی از سایر افراد خدماتی در مراسم عروسی مثل عکاسان و فیلمبرداران دقت لازم را داشته باشد تا این افراد بتوانند بهترین خدمات را ارائه کنند و جدول زمانی کاری آن‌ها دچار مشکل نشود.
سخن پایانی
در این مطلب سعی کردیم شما را با برخی از وظایف مهم در زمینه مدیریت تالار پذیرایی آشنا کنیم. قطعا این لیست وظایف مدیریت تالار پذیرایی کامل نیست، اما با مشاهده آن متوجه شدید که مسئولیت‌های مدیر تالار پذیرایی در روز مراسم عروسی چقدر زیاد است و باید دقت ویژه‌ای در انجام آن‌ها داشته باشد.
