شاید در نگاه اول اینگونه به نظر برسد که منوی جذاب، پرسنل خوشبرخورد یا نوع دکوراسیون تنها عواملی هستند که موفقیت یک رستوران را رقم میزنند! اما واقعیت این است که پشت هر کسب وکار پذیرایی موفقی از جمله تالار و رستوران، یک سیستم حسابداری دقیق و مدیریت مالی منسجمی وجود دارد که همه چیز را کنترل میکند. این مجموعه منسجم، وظیفه دارد تا تمامی تراکنشها، هزینهها، درآمدهای رستوران و حتی کوچکترین فیش فروش را نیز رصد کند؛ بنابراین میتوان گفت با مدیریت مالی تالار و رستوران؛ علاوهبراینکه احتمال خطا در حسابهای مالی به حداقل میرسد، همیشه یک قدم از چالشها جلوتر هستید.
در این مقاله از مستر تالاردار، قصد داریم شما را با اصول مدیریت مالی در رستوران و تالار آشنا کنیم تا بتوانید با تسلط بر هزینهها، جریان درآمد را خیلی هوشمندانهتر کنترل کرده و مسیر رشد و رونق کسبوکارتان را هموار کنید.
اهمیت مدیریت مالی تالار و رستوران
مدیریت مالی تالار و رستوران در واقع، هسته تصمیمگیریهای مهم، رشد پایدار و بقای کسبوکارتان محسوب میشود. این سیستم مدیریتی، قواعد خاص خودش را دارد که اگر نادیده گرفته شود، حتی باتجربهترین مدیران نیز به مشکل برمیخورند.
مدیریت مالی مثل ستون فقرات یک ساختمان است. اگر این ستون به دلایلی سست شود، با جذابترین طراحی داخلی و بهترین منو هم نمیتوانید از ضررهای مالی جلوگیری کنید. پویایی بازار، نوسان قیمتها، ضایعات غذا، نیاز به نقدینگی سریع و مواردی از این دست، همگی از چالشهای این حوزه هستند. اینجاست که حضور حسابداران حرفهای در کنار مدیران مجموعههای پذیرایی، پراهمیت میشود.
متخصصان حسابداری با تحلیل دقیق دادههای مالی میتوانند مدیران را در اتخاذ تصمیمات در زمینه سرمایهگذاری، کاهش هزینههای غیرضروری، افزایش درآمد و توسعه پایدار کسبوکارتان یاری کنند. افزون بر این، مدیریت مالی دقیق نقش موثری نیز در کاهش ریسکهای مالی دارد. در واقع، زمانی که جریان نقدینگی، هزینههای جاری، بدهیها و سود خالص بهدرستی پایش شوند، احتمال وقوع بحرانهای مالی نیز به حداقل میرسد و در نتیجه مدیر با اطمینان بیشتری استراتژی رشد و توسعه خود را پیش میبرد.
اصول اولیه مدیریت مالی در کسبوکارهای غذایی
خوب میدانیم که کوچکترین اشتباه در ثبت تراکنشها یا بودجهبندی، میتواند در نظم مالی مجموعهتان مشکلات اساسی را به وجود آورد؛ بنابراین اگر به موفقیت کسبوکارتان فکر میکنید، بایستی اصول و قواعد کلی مدیریت مالی را بشناسید که در ادامه به معرفی آنها میپردازیم.
طراحی پلن مالی
به طورقطع هیچ رستوران یا تالاری یکشبه موفق نمیشود! با برنامهریزی مالی در کسبوکارهای غذایی مانند رستوران و تالار، مسیر سوددهی و رشد پایدار در یک بازه زمانی مشخصی، ترسیم میشود. این پلن مالی است که مسیر سرمایهگذاری، میزان ذخیره نقدی و زمان بازگشت سرمایه را برایتان مشخص میکند؛ به عنوان مثال فرض کنید، قرار است جشن باشکوهی در تالارتان برگزار شود، در ابتدا لازم است بودجه مشخصی را برای هزینههای مربوط به خدمات، مواد اولیه، نیروی انسانی، دکوراسیون و سایر جزئیات در نظر بگیرید. قطعاً اگر این اعداد از پیش تعیین نشده باشند، با کسری بودجه و در نهایت نارضایتی مشتریان روبهرو خواهید شد.
استفاده از نرمافزار حسابداری برای ثبت تراکنشهای مالی
در دنیای رقابتی رستوران و تالار، شاید تنها کسبوکارهایی همچنان پرقدرت و پرانرژی به فعالیت خود ادامه میدهند که حساب تکتک ریالهایشان را دارند! برای ثبت تمامی تراکنشها در طول روز، انتخاب یک نرمافزار حسابداری هوشمند و تخصصی ضروری است. با اینکار، میتوانید ورود و خروج پول را با جزییات کامل آن ثبت کنید.
با داشتن صورتحساب شفافی از هزینهها، اعتماد مشتریان به شما بیشتر شده؛ بهعلاوه، نظم مالی مجموعه هم تضمین میشود. جدای از این، مدیریت حسابهای دریافتی و پرداختی از دیگر مزایای استفاده از نرمافزار حسابداری است. این نرمافزار، تمامی مبالغی که باید پرداخت کنید یا هنوز دریافت نشدهاند، را رصد میکند تا چیزی از قلم نیفتد و اما چگونه میتوان حسابداری رستوران یا تالار را انجام داد؟
اولین گام، ایجاد یک جدول حساب دقیق و منظم است. این جدول، تمام ورودیها و خروجیهای مالی را در قالب دستهبندیهای مشخصی پیگیری میکند. داراییها، بدهیها، هزینهها، درآمد و سرمایه مالک، پایههای اصلی این جدول را تشکیل میدهند. با تقسیم این دستهها به زیرشاخههایی مانند «موجودی کالا»، «هزینه تبلیغات» یا «فروش خدمات جانبی»، میتوان درک عمیقتری از رفتار مالی تالار یا رستوران به دست آورد.
مدیریت هزینهها
یکی از مهمترین اصول مدیریت مالی تالار و رستوران، کنترل دقیق تمامی هزینههاست، اما چگونه اینکار امکانپذیر است؟! با آنالیز هزینهها به صورت دورهای می توان به این هدف نائل شد. تنها باید نگاه تیز و نافذی به فاکتورها، صورتحسابها و روند هزینه داشته باشید. تمامی این بررسیها، به شما کمک میکنند که از هدررفت هزینه و مخارج پنهان مطلع شوید.
در قدم بعدی، باید مقایسهای بین هزینهها با بودجه پیشبینیشده داشته باشید. این مقایسه در حقیقت برای این است تا هرگونه انحراف مالی شناسایی شود، چرا که گاهی اوقات، تنها یک هزینه ناهمخوان کافیست تا تعادل سیستم مالی رستوران و تالار را بر هم بزند! اما اگر از همان ابتدا این تفاوتها شناسایی شوند، به سادگی میتوان منشأ هزینههای اضافی را پیدا کرد. در نهایت، این نکته را هم به خاطر داشته باشید که کاهش هزینه ابداً به معنای کاهش کیفیت نیست!
مدیریت جریان نقدی
از همان ابتدای کار باید جریان ورود و خروج پول را رصد کنید تا با بحران نقدینگی مواجه نشوید. برای این منظور، باید اطلاع کافی از درآمد ماههای گذشته و آینده داشته باشید. این که قرار است چقدر هزینه کنید و موجودی نقدی در چه وضعیتی قرار دارد! قطعاً با این تحلیل دچار فشارهای پرداخت ناگهانی نیز نخواهید شد.
در قدم بعدی، باید به طور مداوم حساب بانکی خود را رصد کنید. مزیت اینکار این است که الگوی ورود و خروج نقدینگی را میتوانید به راحتی شناسایی کنید. در صورتی که پیشبینیها، کاهش نقدینگی در یک بازه زمانی مشخصی را نشان دهند، میتوانید از تسهیلات بانکی یا خطوط اعتباری استفاده کنید.
تحلیل گزارشهای مالی
اگر بخواهید دقیقاً از سود و زیان کسبوکارتان مطلع شوید، باید گزارشهای مالی ماهانه، فصلی و سالانه داشته باشید. تهیه این گزارشها، باعث میشود تا از وضعیت مالی تالار یا رستوران خود تصویر روشن و واضحی ارائه دهید. در این صورت تصمیمگیری نیز راحتتر خواهد بود.
با ارائه گزارشهایی از سود و زیان و جریان نقدینگی، دقیقاً متوجه میشوید که کدام بخشها سودآور و کدام یک به اصلاح بیشتری نیاز دارند.
شاید تصور کنید، گزارشهای مالی تنها جدولی از اعداد هستند، اما در واقع، عملکرد مالی رستوران یا تالار شما را به تصویر میکشند. اگر نگاهی به گزارشها بیندازید، متوجه میشوید که در چه ماههایی پررونق بودهاید و در چه فصلهایی لازم است تا در استراتژیهای خود تجدیدنظر کنید.
بررسی گزینه استخدام حسابدار یا برونسپاری امور مالی
یکی از تصمیمهای سرنوشتساز در مسیر مدیریت مالی تالار و رستوران که خیلی از صاحبان این دسته از کسبوکارها را با چالش مواجه میکند، تصمیمگیری درباره استخدام حسابدار یا برونسپاری به شرکت تخصصی است؟ انتخاب هر گزینه، تأثیر فوقالعادهای بر رشد کسبوکارتان خواهد داشت.
اگر حسابدار داخلی استخدام میکنید، عملاً فردی را در کنار خود خواهید داشت که روی دخلوخرج شما تمرکز کافی دارد. او خیلی خوب با سبک کاری، ساختار هزینهها و اولویتهای رستوران و تالار آشناست، از اینرو، میتواند گزارشهای مالی را خیلی سریع و دقیق ارائه دهد.
از طرفی هم، برونسپاری امور مالی به دلیل استفاده از تجربه یک تیم حرفهای، گزینهای عالی برای کاهش هزینهها و هم ارائه خدمات متنوع محسوب میشود. خیلی از شرکتهای حسابداری، به طور خاص خدماتی را ارائه میدهند که نیازهای رستوران یا تالار را برطرف میکند.
حال با توجه به توصیفات بالا، در نهایت تصمیمگیرنده اصلی خود شما هستید! اگر میخواهید امور مالی رستوران یا تالار را با هزینهای منطقی مدیریت کنید، استفاده از متخصصان باتجربه در این زمینه گزینه مناسبی است.، اما اگر ترجیح میدهید تمامی جزئیات مالی را درون مجموعه و تحت نظارت مستقیم خودتان پیش ببرید، استخدام حسابدار داخلی میتواند انتخاب مطمئنی باشد.
امنیت مالی
در دنیای کسبوکارهای غذایی، پایبندی به قوانین مالیاتی و داشتن پوشش بیمهای مناسب بیش از ارائه غذا و خدمات اهمیت دارد! شاید بهترین منوی غذایی را ارائه دهید، اما در صورتی که مالیاتهای قانونی را در زمان مناسب خود پرداخت نکنید یا اینکه تالارتان فاقد بیمه باشد، هرگز به نتایج مطلوبی نخواهید رسید.
این کاملاً طبیعی است که با ارائه بهموقع مالیات، از پرداخت جریمههای سنگین راحت میشوید؛ بهعلاوه در درازمدت باعث تقویت اعتبار برندتان میشود. از طرفی، تهیه بیمه برای تجهیزات، فضای تالار و البته مهمتر از همه، بیمه کارکنان، از کسبوکارتان در برابر خسارات غیرمنتظره محافظت میکند.
نکات کلیدی درباره مدیریت مالی رستورانها و تالارها
با تمام صحبتهایی که درباره مدیریت مالی تالار و رستوران شد، به احتمال زیاد به پیچیدگی و ظرافت این فرآیند اذعان میکنید. اکنون اگر میخواهید تالار و رستوران خود را از همان ابتدا از خطرات مالی، هزینههای پنهان و بینظمیهای مالی دور نگه دارید، لازم است تا نکات طلایی مدیریت مالی در کسبوکارهای پذیرایی را جدی بگیرید که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
همواره موجودی رستوران و تالار را مدیریت کنید.
یکی از مهمترین بخشهای کنترل هزینه در کسبوکارهای غذایی، مدیریت موجودی است. زمانی که از موجودی خود خبر داشته باشید؛ علاوهبراین که جلوی خیلی از ریختوپاشها گرفته میشود، با آگاهی بیشتری نیز خرید میکنید.
برای کاهش هزینهها برنامهریزی هدفمندی داشته باشید.
کاهش هزینهها به معنای افزایش سود است، اما تنها زمانی که با برنامهریزی دقیق و اصولی انجام شود. برای این منظور، باید راهکارهایی مانند کاهش مصرف انرژی، مذاکره با تأمینکنندگان برای دریافت تخفیفهای بهتر و بهینهسازی فرآیندهای عملیاتی را بهصورت یک برنامه مشخص و قابل اجرا تدوین کنید.
مدیریت بدهیها
اگر بدهیهای رستوران یا تالارتان را به موقع پرداخت کنید، از جریمههای سنگین نیز پیشگیری میشود و در نتیجه وجه حرفهای شما حفظ خواهد شد. در این راستا، همواره سعی کنید قراردادهای مالی با تامینکنندگان را به صورت دورهای بررسی و در صورت نیاز بازنگری کنید.
شاید در نگاه اول، پرداختهای منظم فقط تعهد قانونی به نظر برسد، اما در واقع، نوعی سرمایهگذاری برای ساختن روابط قوی و بلندمدت با تأمینکنندگان است. اگر زمانی کسبوکارتان از اعتبار مالی بالایی برخوردار باشد، تامینکنندگان نیز در شرایط خاصی همچون کمبود کالا یا افزایش قیمتها، شما را در اولویت قرار میدهند.
برای افزایش درآمد روشهای خلاقانهای را استفاده کنید.
اگر میخواهید خیلی زود به درآمد برسید، پس باید در ارائه خدمات خود کمی خلاق باشید. خلاقیت در خدمات میتواند کسبوکارتان را رونق دهد؛ به عنوان مثال، اگر تنها به فروش غذا یا خدمات مرسوم بسنده کنید، احتمال این که مشتریان جدیدی را جذب کنید، خیلی کمتر است، اما زمانی که با ایدههای نو وارد بازار میشوید، تجربهای خاص برای مشتری خلق میکنید.
برگزاری جشنها، طراحی منوهای مناسبتی یا ارائه پکیجهای خانوادگی قطعاً مشتریان بیشتری را جذب رستوران و تالارتان خواهد کرد. اینکار حس خاصبودن را به میهمانان القا میکند و باعث میشود تا آنها شما را به دیگران معرفی کنند. حضور پررنگ در شبکههای اجتماعی و تبلیغات دیجیتالی نیز از دیگر راهکارهای موثر در افزایش درآمد و دیدهشدن برندتان است.
از مستر تالاردار مشاوره بگیرید، چون همیشه همه چیز را نمیدانید!
ممکن است شما مدیر فوقالعادهای باشید، اما زمانی که بحث تحلیل هزینهها، کنترل جریان نقدی یا طراحی پلنهای سودآور بلندمدت پیش میآید، حضور یک مشاور خبره ضروری است تا بازی را به نفع شما تغییر دهد. در این راستا، مستر تالاردار همراه مطمئنی برای صاحبان رستوران و تالارهای پذیرایی است. در این تیم بهعلاوه بررسی چالشهای مالی که توسط مشاوران برتر آن صورت میگیرد، با داشتن پشتیبان تخصصی، نقاط ضعف مالی کسبوکارتان را شناسایی کرده و راهکارهای عملی به شما ارائه میدهند.
جمعبندی
مدیریت مالی تالار و رستوران، سنگبنای بقای کسبوکارهای پذیرایی است. اگر شما از روزهای آغازین افتتاح کسبوکارتان، سیستم حسابداری مشخص و شفافی نداشته باشید، احتمال اینکه در آینده با مشکلات عدیدهای روبهرو شوید، بسیار بیشتر است؛ به همین دلیل، خیلی مهم است که برای بررسی نیازهای مجموعه از نرمافزارهای مالی یا متخصصان مشاور کمک بگیرید تا پایههای کسبوکارتان به صورت مستحکم چیده شود.
اگر بخوایم در این زمینه دقیق تر عمل کنیم چه باید کرد؟
سلام و وقت بخیر. میتونید از خدمات مشاوره حضوری و غیرحضوری مستر تالاردار استفاده کنید.