موعد برگزاری جلسه سر رسیده، پس دست بجنبانید، چیزی نمانده تا میهمانان از راه برسند! راستی آیا خودتان را برای پذیرایی در جلسات رسمی آماده کردهاید؟! آیا به عنوان میزبان در جلسهای که از طرف مدیر سازمان برگزار میشود، اصول و آداب پذیرایی از میهمانان را بلد هستید؟ آیا میدانید یک انتخاب نامناسب از وسایل یا عدم رعایت آداب پذیرایی میتواند باعث نارضایتی شرکتکنندگان شده و جایگاه سازمان شما را در نظر رقبا و شرکای تجاری، غیرحرفهای و بیاهمیت جلوه دهد؟
واقعیت این است که پذیرایی اصولی و حرفهای از میهمانان در جلسات رسمی فرصتی برای اثبات حرفهایبودن شرکت و سازمانتان به همگان است. در نتیجه در چشم میهمانان به عنوان یک سازمان معتبر ظاهر میشوید. به همین منظور باید نوشیدنی، دسر و سایر خوراکیهای لازم را با دقت بیشتری انتخاب کنید. نگران نباشید! در این مقاله بهترین روشهای پذیرایی و وسایل موردنیاز آن را به شما خواهیم گفت.
ترتیب درست و اصولی تشریفات پذیرایی در جلسات رسمی و سازمانی
با یک پذیرایی شیک و منحصربهفرد از میهمانان در جلسات سازمانی و رسمی، میتوانید موفقیت کسبوکارتان را چندین برابر کنید. اگر روشهای پذیرایی را بدانید، قطعاً فضای جلسه را به نفع خودتان پیش برده و خاطره خوشایندی در ذهن میهمانان ثبت میکنید. در ادامه به نکات و اصولی اشاره میکنیم که میتوانند به شما در برگزاری جلسه تأثیرگذار و کاملاً حرفهای کمک کنند.
فضای مناسبی را برای برگزاری جلسه انتخاب کنید.
اولین کار برای پذیرایی این است که محیط مناسبی را در نظر بگیرید. فضایی که انتخاب میکنید لازم است تا حدامکان راحت وبزرگ باشد تا میهمانمان از لحظه ورود تا پایان جلسه احساس خوبی داشته باشند. به نظافت و تمیزی محیط نیز اهمیت دهید. بهتر است چند روز پیش از موعد جلسه، فضای برگزاری جلسه را نظافت کرده و تزیینات لازمه را انجام دهید.
تجهیزات لازم در پذیرایی
بعد از انتخاب فضا، باید از داشتن تجهیزات لازم برای پذیرایی اطمینان حاصل کنید. تمامی وسایل ضروری مانند پروژکتور، صفحه نمایش و سیستم صوتی باید در دسترس باشند. علت این تأکید در داشتن تجهیزات، مشکلاتی است که ممکن است در جلسه پیش آید. اشکال در پروژکتور یا میکروفون یکی از این موارد است که اغلب برگزاری جلسات رسمی را با مشکل مواجه میکند.
با توصیفات بالا، باید پیش از شروع هر جلسه، تمامی تجهیزات را بررسی کرده و از سالمبودن آنها مطمئن شوید. هیچ چیز بدتر از این نیست که میهمانان یا اعضای جلسه به دلیل عدم وجود تجهیزات یا خرابی آنها منتظر بمانند.
به دنبال تجهیزات مناسب پذیرایی هستید؟ بیشتر بخوانید: راهنمای خرید تجهیزات ضروری برای راه اندازی رستوران و تالار
نوشیدنیهای موردنیاز برای پذیرایی را فراهم کنید.
شاید تصور کنید که انتخاب نوشیدنی خیلی ساده است و میتوان به راحتی آن را در پذیرایی استفاده کرد، اما خرید و انتخاب درست نوشیدنی نیز یکی از رازهای موفقیت در پذیرایی است که باید به آن توجه داشته باشید.
شما میتوانید بعد از ورود میهمانان با یک فنجان چای یا قهوه داغ و خوشطعم از آنها پذیرایی کرده و تجربه لذتبخشی از حضور در جلسه را به آنها هدیه دهید!
شیوه چیدمان سینی و محتویات آن
شاید تعجب کنید، اما نحوه حمل و چیدمان سینی در جلسات رسمی نیز یکی از مواردی است که به طرز شگفتانگیزی روی تجربه میهمانان و کسبوکارتان تأثیر میگذارد. شما باید دقت کنید که سینی پذیرایی شکسته و یا کثیف و نامرتب نباشد. از طرفی، محتویات داخل آن مانند نعلبکی، فنجان، قاشق و دستمال کاغذی به طور مرتب کنار یکدیگر و در جای مناسب خود قرار گرفته باشند.
برای حمل سینی از دستهها استفاده کرده، با دست راست از دسته و با دست چپ زیر سینی را بگیرید تا راحتتر بتوانید آن را جابهجا کرده و پذیرایی کنید.
انتخاب وسایل پذیرایی مناسب برای جلسه
بخش پذیرایی یکی از قسمتهای مهم هر جلسه رسمی است. شما میتوانید با پذیرایی حرفهای و مناسب، در واقع برند خود را به میهمانان معرفی کنید. البته انتخاب وسایل مناسب نیز اهمیت زیادی دارد.
برای پذیرایی از میهمانان، تنقلات خوشمزه و خوشطعم را در نظر بگیرید. بدونشک، میهمانان از خوردن آنها و جوی که در جلسه به وجود میآید، لذت خواهند برد. لوازمی که برای پذیرایی استفاده میکنید، میتواند لیستی از لیوانهای شخصی، قاشق و چنگالهای براق و دستمالهای تاشده باشد که نشاندهنده حرفهایبودن جلسه هستند.
برای تزیین میز هم استفاده از گلهای رنگارنگ فانتزی با شمعهای معطر گزینههای عالی هستند. با درنظرگرفتن این جزئیات قطعاً فضای جلسه نیز دلپذیرتر خواهد شد.
آداب خوشآمدگویی به میهمانان
اولین چیزی که توجه میهمانان و اشتیاق آنها را برای در حضور در جلسات رسمی بیشتر میکند، نوع برخورد میزبان است. در واقع، استقبال خوب و گرم میتواند راحتی میهمانان را به ارمغان آورد. شما میتوانید با یک خوشآمدگویی صمیمی در ابتدای ملاقات، ارتباط موثر و موفقی را پایهگذاری کنید.
اگر در جایگاه خود نشستهاید و میهمان وارد میشود، به سمت او رفته و با خوشآمدگویی گرم و صمیمانه از او استقبال کنید. اگر میهمان مسیر درست را بلد نیست، بهتر است او را تا جایگاه موردنظر راهنمایی کرده تا احساس بودن در فضایی صمیمی و راحت را تجربه کند.
مدیریت درخواستهای ویژه در پذیرایی از میهمانان
یکی از نکات مهم در پذیرایی جلسات رسمی، این است که شرایط مناسب برای میهمانان و رسیدگی به درخواستهای ویژه آنها را فراهم آورید. با اینکار به آنها نشان میدهید که به تمامی جزئیات در پذیرایی اهمیت میدهید و راحتی میهمانان برایتان در اولویت است. گفتیم میهمانان با نیازهای ویژه، اما منظور چیست؟
در جلسات رسمی که در ادارهها و یا سازمانها برگزار میشود، گاهی میهمانانی شرکت میکنند که به دلایلی، نیازهای خاصی دارند؛ برای مثال، ممکن است یکی از شرکتکنندگان به صندلی راحتتری نیاز داشته یا اینکه شخصی رژیم غذایی متفاوتی نیاز داشته باشد. از اینرو، بهتر است پیش از برگزاری جلسه، برای تمامی نیازهای خاص میهمانان برنامهریزی کنید؛ به همین دلیل، بهتر است قبل از شروع جلسه، از این نیازها مطلع شوید و از قبل برنامهریزی کنید.
زمان را مدیریت کنید.
یکی از مواردی که شاید از نظر خیلی از افراد کماهمیت به نظر برسد، اما در کیفیت جلسات رسمی تأثیر زیادی دارد، مدیریت زمان است. بهتر است جلسات رسمی خود را با وقفههای بیمورد و پذیرایی در زمانهای نامناسب به یک تجربه خستهکننده مبدل نکنید!
پذیرایی در جلسات رسمی با منوی متنوع
یکی از ایدههایی که میتوانید با آن، جلسات رسمی خود را خاصتر برگزار کنید، ارائه منوی متنوع است. از آنجا که معمولاً جلسات رسمی طولانی هستند، یک پذیرایی خلاقانه و متنوع میتواند حالوهوای جلسه را عوض کرده و به شرکتکنندگان انرژی بیشتری بدهد.
برخی از میهمانان، چای و قهوه را ترجیح میدهند، برخی نوشیدنیهای طبیعی و سالم و عدهای هم خوراکیهای سبک و مقوی! نکته مهم این است که پذیرایی باید هوشمندانه، حسابشده و متناسب با شرایط جلسه و سلایق مهمانان طراحی شود. اگر در بین میهمانهای شما، افرادی حضور دارند که رژیم غذایی خاصی را رعایت میکنند، بهتر است گزینههایی نیز برای آنها در نظر بگیرید. این توجه، قطعاً سازمان و شرکت شما را حرفهایتر نشان خواهد داد.
اگر قصد دارید تا کارکنان شما برای یک پذیرایی حرفهای آماده باشند، پیشنهاد میکنیم سری به بلاگ پست اهمیت آموزش کارکنان تالار در ارائه خدمات حرفهای در مجله مستر تالاردار بزنید.
بدرقهای ماندگار!
اکنون جلسه تمام شده، گفتوگوها به پایان رسیده و میهمانان برای رفتن آماده میشوند، اما لحظهای دست نگه دارید! این یکی از بهترین لحظاتی است که میتوانید حرفهایبودن میزبانی خود را به همه میهمانها نشان دهید.
همانطور که استقبال گرمی در آغاز جلسه داشتید، بدرقه میهمانهایتان را هم باید محترمانه و صمیمانه برگزار کنید. شما با اینکار از حضور آنها در جلسه قدردانی کرده و با نگاهی صمیمانه بابت زمانی که گذاشتند، تشکر میکنید. چند قدمی میهمانها را همراهی کرده، لبخند گرمی بزنید و با جملاتی خوشایند، خاطره خوشی از میزبانی را در ذهنشان ثبت کنید.
فنون کلی پذیرایی در جلسات رسمی
در این بخش میخواهیم به نکات مهمی اشاره کنیم که با رعایت آنها پذیرایی حرفهای خواهید داشت؛ بهعلاوه، میهمانها نیز راحتی بیشتری احساس خواهند کرد.
- تمامی لیوانهای نوشیدنی را باید در سمت راست بشقاب مهمانان قرار دهید. این نحوه چیدمان از وسایل، نظم و ترتیب در پذیرایی را نشان میدهند.
- نانهایی که برای پذیرایی در نظر گرفته شده را بهتر است در سمت چپ بشقاب جای دهید. بشقاب غذا باید دقیقاً روبروی صندلی میهمان قرار گیرد تا همه چیز مرتب و منظم دیده شود.
- قاشقها و چنگالها باید براق و تمیز باشند. جای آنها در سمت مناسب بشقاب است تا میهمانان بتوانند به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند.
- یادتان نرود دستمال کاغذی به تعداد کافی و در دسترس میهمانان قرار دهید. از دستمالهای تمیز و زیبا استفاده کنید تا پذیرایی شما جلوه جذابتری داشته باشد.
- به هنگام پذیرایی از میهمانان، از تردد در میان میز خودداری کنید. فراموش نکنید، تمام وسایل و خوراکیهای موردنیاز را پیش از شروع جلسه، روی میزها چیده باشید تا اختلالی در جریان جلسه به وجود نیاید.
- حتماً در حین غذاخوردن، از میهمانان بپرسید که آیا چیزی کموکاست است یا نه؟ اگر نوشیدنیها یا غذاها در حال تمام شدن هستند، پیش از اینکه میهمانها درخواست کنند، آنها را دوباره پر کنید.
- از تعارف بیشازحد خودداری کنید. اگر میهمان چیزی را نمیخواهد یا احساس راحتی نمیکند، او را مجبور به پذیرش نکنید.
- نوشیدنیهای مختلف را برای پذیرایی آماده کنید. برای در فصول سرد، چای و قهوه و برای فصل تابستان آب میوههای طبیعی و شربتهای سرد بهترین گزینه هستند.
- به نیازهای خاص میهمانان توجه داشته باشید. شاید برخی رژیم غذایی خاصی داشته باشند یا ترجیح بدهند نوشیدنی یا غذای دیگری را صرف کنند.
- به تمیزی ظروف پذیرایی و میز میهمانان اهمیت دهید. اگر نیاز است دستمال یکبارمصرف روی میز بگذارید.
- برای اطمینان از فراهمبودن همه چیز، نوشیدنی و غذا را به تعداد بالا در نظر بگیرید.
- پذیرایی را متناسب با فصول سال تغییر دهید. در تابستان از نوشیدنیهای سرد و آبمیوههای تازه و در زمستان چای و قهوه را استفاده کنید.
- فرقی نمیکند، در هر مرحله از پذیرایی، لبخند خود را از میهمانهایتان دریغ نکنید. با اینکار، میهمانان احساس راحتی کرده و از حضور در جلسه رضایت کافی خواهند داشت.
- همیشه در جلسات کاری، ابتدا باید از میهمانان پذیرایی کنید. این کار نشاندهنده احترام به مهمانها و حرفهای بودن شما است.
- تا زمانی که همه میهمانها غذای خود را تمام نکردهاند، از پشت میز بلند نشوید. این عمل میتواند آنها را معذب کرده و احساس بدی داشته باشند. بهتر است در هر تمامی مراحل پذیرایی، راحتی و آرامش میهمان را در نظر بگیرید.
- در جلسات رسمی، زبان و ادبیات صحبتکردن کارمندان و پرسنل به اندازه پذیرایی مهم است. هنگام برقراری ارتباط با میهمانان، به این نکته دقت داشته باشید که محترمانه و حرفهای صحبت کرده و از گفتن کلمات غیررسمی یا جملات بیمورد پرهیز کنید.
موفقیت در نحوه پذیرایی
تا به این قسمت از مقاله دانستید که پذیرایی خوب در جلسات رسمی و محیطهای اداری نقش بزرگی در موفقیت کسبوکارتان دارد. حال اگر میخواهید در این زمینه اطلاعات بیشتری داشته باشید، میتوانید با استفاده از خدمات مشاوره غیرحضوری مستر تالاردار، مهارتهای مختلف پذیرایی را یاد بگیرید. این افراد قادر هستند نحوه پذیرایی از میهمانان و روش تعامل با آنها و به طور کلی تمامی نکات و تکنیکهای مرتبط با آن را در اختیار نیروهای پذیرایی قرار دهند.
جمعبندی
در این مطلب نکات مهمی درباره پذیرایی در جلسات رسمی از نحوه برخورد با میهمانان تا چگونگی مدیریت فضای جلسه را در اختیارتان قرار دادیم. به این نکته هم اشاره کردیم که پذیرایی مناسب، باعث میشود تا میهمانان احساس رضایت و راحتی داشته باشند. اکنون شما بگویید آیا تجربهای در زمینه پذیرایی رسمی دارید؟ نظرات خود را در ذیل مطلب برای ما کامنت کنید.
